لقد انتشر مفهوم العمل عن بعد بشكل كبير في الآونة الأخيرة، كما كان انتشار جائحة كوفيد-19 (covid-19) من أهمّ الأسباب التي جعلت العالم بأكمله يتّجه نحو العمل عن بُعد.

على الرغم من ذلك، أثبتت هذه الأزمة أنّه باستخدام الأدوات المناسبة، يمكن للشركات وأصحاب الأعمال تنظيم أعمالهم، وإدارة الكفاءات والموارد البشرية، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز التواصل بين فرق العمل.

يعتمد نجاح الأعمال في هذه الظروف الفريدة بشكل كبير على تحسين الممارسات الإدارية ومرونتها واتّباع نهج جديد مرن يثق بفريق العمل عن بعد ويقلل العوائق التي تواجههم.

‍

تصف هذه المقالة أهمّ البرامج التي يمكن لأصحاب الأعمال استغلالها في تنظيم عملهم، وإدارة الفريق عن بُعد، مراقبة أداءهم، تحديد مسؤولياتهم، وتحديد مواعيد نهائية قابلة للتحقيق لمهامهم.

‍

‍

ما هي برامج إدارة فريق العمل عن بُعد؟

منصات رقمية تمكّن أصحاب الأعمال من تنظيم وإدارة وتتبع عمل موظفيهم بشكل فعالّ.

تعود هذه المنصات بالفائدة لكلّ من الطرفين، فهي تساعد المدراء على إنشاء جداول للموظفين وتحديد مسؤولياتهم بطريقة سهلة ومنظّمة وتتّبع حضورهم وأداءهم، وبالتالي زيادة كفاءة العمل وإنتاجية الموظفين، ومنه زيادة ربحية الشركة.

كذلك تسهلّ على الموظفين عملية التواصل مع الفريق، والوصول إلى البيانات وتبادلها بسرعة وسهولة، كما تساعدهم على إثبات أنفسهم وجدارتهم بغضّ النظر عن بعدهم المكاني.

‍

مزايا برامج إدارة الفريق عن بُعد

يساعد استخدام البرامج والأدوات الصحيحة لإدارة فريق العمل عن بُعد في خلق بيئة أكثر ديناميكية ومرونة لكلّ من الموظفين والمدراء، تساعدهم على تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية.

أهمّ المزايا التي تحققها هذه البرامج (مثل: جيرا Jira، تريلو Trello، وركيوم Workiom):

‍

جدولة أعمال الموظفين

- تحديد مهام كلّ موظف، مواعيد التسليم.

- تتبع أداء الموظفين، إنتاجية وكفاءة الفريق وكذلك كلّ فرد على حدة.

- مراقبة سلوك الموظفين، والتمييز بين الكفؤ منهم ومن يهدر الكثير من الوقت.

‍

تحسين التواصل بين أعضاء الفريق

تؤمّن هذه الأدوات منصّة واحدة، يمكنك من خلالها:

- التواصل مع جميع أعضاء الفريق.

- الوصول إلى الملفات والبيانات التي تحتاجها بطريقة سهلة ومنظمّة وفي الوقت الذي تريده.

‍

تحسين الإنتاجية

تؤمّن برامج إدارة فريق العمل عن بُعد واجهة واحدة تمكّنك من:

- جدولة الأعمال، الأوقات والحضور.

- إضافة المهام والمسؤوليات وأيضاً التنبيهات اليومية الخاصّة بكل فرد.

- إنشاء قوائم ومهام مشتركة لجميع أعضاء الفريق.

- إدارة الوقت بطريقة فعالّة.

أهمّ البرامج المستخدمة لإدارة فريق العمل عن بُعد

هناك العديد من البرامج التي تؤمّن واجهات لإدارة فريق العمل عن بُعد، ويعتبر اختيار أحدها من أبرز المهام والمسؤوليات التي عليك الاهتمام بها بصفتك مديراً أو صاحباً للعمل.

تختلف الأدوات المستخدمة والمناسبة لإدارة فريق العمل باختلاف مجال عملك، وحجم العمل والموارد البشرية الموجودة لديك.

 لكن، على الرغم من اختلاف أدوات إدارة العمل عن بُعد، يجب أن تحتوي جميعها على هذه الميزات:

• إدارة المشاريع والمهام.
• جدولة المهام وإدارة الوقت، وتتبع أداء الموظفين.
• منصة لمشاركة الملفات وتعزيز التعاون والتواصل بين أعضاء الفريق.

‍

فيما يلي بعض أهم الأدوات في السوق:

‍

جيرا (Jira):

نظام تتبع تم تطويره بواسطة Atlassian. يساعدك في تتبع الأخطاء وتحديد سيناريوهات المهام اليومية، وإدارة المشاريع. 

‍

تريلو (Trello):

هي لوحة Kanban على شبكة الإنترنت، والتي تساعد في إدارة المشاريع وخطط العمل، تتبع الملاحظات والمشكلات، وتعزيز الاتصال باستخدام التعليقات وتحميل الملفات. تمّ إنشاؤه بواسطة Fog Creek Software في عام 2011، وتم شراؤه لاحقاً من قبل Atlassian.

‍

وركيوم (Workiom):

يحقق منصّة عمل موحدّة لإدارة وتنظيم المشاريع، كما يساعد على إدارة عمل الفريق بفعالية ومرونة عالية. تمّ تصميمه لمطابقة جميع الاحتياجات. 

‍

أسعار البرامج المستخدمة لإدارة فريق العمل عن بعد

يحتوي كل برنامج على خطة مجانية، ويمكنك بالطبع الترقية للاستفادة من خطّة مدفوعة Pro تحقق المزيد من الخيارات والمزايا وفقاً لاحتياجات ومتطلبات عملك.

‍

تريلو (Trello):

• يتضمن باقة أساسية مجانية وتشمل 10 لوحات كحد أقصى مع عدد غير محدود من البطاقات والأعضاء.
• خطة درجة رجال الأعمال تبدأ من 10 دولارات لكل مستخدم في الشهر. تقدّم ميزات إدارية.

جيرا (Jira):

• يقدّم Jira خطة مجانية أساسية لما يصل إلى 10 مستخدمين.
• يتوفر المزيد من المستخدمين والتخصيص وخيارات الإدارة للترخيص المدفوع.

‍

وركيوم (Workiom)

• الخطة المجانية متاحة لـ 3 مستخدمين بحد أقصى و100 أتمتة شهرياً.
• يتوفر المزيد من الصلاحيات ومساحات التخزين والمستخدمين والأتمتة للخطط المدفوعة.
• تحتوي خطة الأعمال على سعة تخزين غير محدودة وأتمتة وأداة متقدمة لإدارة الأذونات.

‍

الخاتمة

أخيراً، إن كنت من روّاد الأعمال الذين يسعون دوماً لتحسن إنتاجية أعمالهم وزيادة ربحية شركتهم، إدارة وتتبع أداء موظفيهم، فعليك أن تسارع في التسجيل الآن في أول منصّة عربية مرنة قابلة للتخصيص بشكل كامل والتي تلبّي احتياجات عملك وتساعدك في تحقيق وتنظيم تعاون فعّال بين أفراد فريقك. 

‍

لذا لا تتردد في معرفة المزيد عن أهمّ الأدوات التي تمّ ذكرها سابقاً مثل وركيوم Workiom، جيرا Jira وغيرها.